Privātuma politika

1. VISPĀRĪGA INFORMĀCIJA

Šajā Privātuma politikā ir izskaidrots, kā Siba Scale SIA iegūst, izmanto, glabā, aizsargā un citādi apstrādā fizisku personu datus.

Privātuma politika attiecas uz personas datu apstrādi, kas notiek, izmantojot:

• tīmekļvietni sibascale.com;
• kontaktformas un uzņēmuma informācijas formas;
• rezervāciju kalendārus;
• AI čata asistentu;
• AI balss asistentu un telefona sarunas;
• WhatsApp, SMS un e-pasta saziņu;
• Google Meet konsultācijas un demonstrācijas;
• klientu vadības jeb CRM sistēmu;
• Siba Scale pakalpojumu iegādi un izmantošanu.

Privātuma politika sniedz informāciju, kas paredzēta Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 jeb Vispārīgās datu aizsardzības regulas 13. un 14. pantā.

2. PERSONAS DATU PĀRZINIS

Personas datu apstrādes pārzinis ir:

Juridiskais nosaukums: Siba Scale SIA

Zīmols: Siba Scale

Reģistrācijas numurs: 40203728425

Tīmekļvietne: sibascale.com

E-pasts privātuma jautājumiem: [email protected]

Tālrunis: +371 26890253

Jautājumus par personas datu apstrādi vai datu subjekta tiesību izmantošanu var nosūtīt uz iepriekš norādīto e-pasta adresi.

3. KAD SIBA SCALE IR PĀRZINIS UN KAD APSTRĀDĀTĀJS

Apstrādājot datus savas tīmekļvietnes, demonstrāciju, konsultāciju, pārdošanas, klientu apkalpošanas un līgumu izpildes vajadzībām, Siba Scale darbojas kā personas datu pārzinis.

Ieviešot AI balss asistentu, čatu, CRM, kalendāru, automatizācijas vai citus risinājumus klienta uzņēmumā, Siba Scale atkarībā no konkrētā pakalpojuma un līguma var darboties kā klienta pilnvarots personas datu apstrādātājs.

Šādā gadījumā:

• klients parasti nosaka datu apstrādes nolūkus un līdzekļus;
• klienta privātuma politika attiecas uz klienta gala klientiem;
• Siba Scale apstrādā datus saskaņā ar klienta dokumentētiem norādījumiem un noslēgto datu apstrādes līgumu.

4. KĀDUS PERSONAS DATUS MĒS APSTRĀDĀJAM

Atkarībā no tā, kā persona sazinās ar Siba Scale un kādus pakalpojumus izmanto, var tikt apstrādāti šādi dati.

Kontaktinformācija:

• vārds un uzvārds;
• tālruņa numurs;
• e-pasta adrese;
• WhatsApp kontaktinformācija;
• pārstāvētā uzņēmuma nosaukums un amats.

Informācija par uzņēmumu:

• uzņēmuma tīmekļvietne;
• nozare;
• pakalpojumu veidi;
• darba laiks;
• aptuvenais zvanu vai klientu pieprasījumu skaits;
• izmantotās rezervāciju, klientu vadības un komunikācijas sistēmas;
• klientu apkalpošanas problēmas un vajadzības;
• informācija, kas nepieciešama personalizētas demonstrācijas vai sistēmas prototipa sagatavošanai.

Rezervāciju dati:

• izvēlētais konsultācijas datums un laiks;
• rezervācijas statuss;
• Google Meet vai cita pieslēgšanās informācija;
• rezervācijas maiņas vai atcelšanas informācija;
• nosūtītie apstiprinājumi un atgādinājumi.

Saziņas dati:

• e-pasta, WhatsApp, SMS un čata ziņu saturs;
• iesniegtās formas;
• sarakstes vēsture;
• klientu atbalsta pieprasījumi;
• CRM piezīmes;
• informācija par nosūtīto ziņu piegādi, atvēršanu vai saišu nospiešanu, ja šāda funkcionalitāte tiek izmantota.

Telefona un AI sarunu dati:

• ienākošā vai izejošā zvana numurs;
• zvana datums, laiks un ilgums;
• sarunas saturs;
• sarunas transkripcija;
• AI sagatavots sarunas kopsavilkums;
• AI noskaidrotās vajadzības un rezervācijas informācija;
• zvana ieraksts, ja saruna tiek ierakstīta.

Maksājumu un līgumu dati:

• rēķina informācija;
• maksājuma statuss;
• izvēlētais pakalpojums;
• līguma un pasūtījuma informācija;
• uzņēmuma rekvizīti;
• darījumu un saziņas vēsture.

Siba Scale pats neglabā pilnus maksājumu kartes datus, ja maksājumu apstrādi nodrošina ārējs maksājumu pakalpojumu sniedzējs.

Tehniskie dati:

• IP adrese;
• pārlūkprogrammas un ierīces veids;
• operētājsistēma;
• apmeklētās lapas;
• tīmekļvietnes izmantošanas laiks;
• sīkdatņu identifikatori;
• novirzīšanas avots;
• aptuvena atrašanās vieta, kas noteikta pēc IP adreses;
• tehniskie kļūdu un drošības žurnāli.

5. NO KĀDIEM AVOTIEM MĒS IEGŪSTAM DATUS

Personas dati var tikt iegūti:

• tieši no personas, aizpildot formu, rezervējot sarunu vai sazinoties ar mums;
• telefona, AI čata, WhatsApp, SMS vai e-pasta sarunas laikā;
• izmantojot mūsu tīmekļvietni un sīkdatnes;
• no Google Calendar, Google Meet vai citas personas izmantotas rezervāciju sistēmas;
• no publiski pieejamas uzņēmuma tīmekļvietnes vai uzņēmumu reģistriem, ja tas nepieciešams B2B saziņai vai demonstrācijas sagatavošanai;
• no mūsu klienta, ja Siba Scale apstrādā datus klienta uzdevumā.

6. DATU APSTRĀDES NOLŪKI UN TIESISKIE PAMATI

6.1. Pieprasījumu apstrāde un personalizētas demonstrācijas sagatavošana

Dati tiek izmantoti, lai:

• atbildētu uz pieprasījumu;
• sazinātos ar personu;
• rezervētu konsultāciju;
• sagatavotu personalizētu AI balss asistenta, mājaslapas, automatizācijas vai CRM demonstrāciju.

Tiesiskais pamats: darbības pēc personas pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas vai līguma izpilde — VDAR 6. panta 1. punkta “b” apakšpunkts.

6.2. Pakalpojumu nodrošināšana

Dati tiek izmantoti, lai:

• izveidotu un uzturētu mājaslapas, AI asistentus, kalendārus un automatizācijas;
• nodrošinātu klientu atbalstu;
• administrētu klientu kontus;
• sagatavotu rēķinus un maksājumus;
• izpildītu līguma saistības.

Tiesiskais pamats: līguma izpilde un juridisko pienākumu izpilde — VDAR 6. panta 1. punkta “b” un “c” apakšpunkts.

6.3. Rezervācijas apstiprinājumi un atgādinājumi

Dati tiek izmantoti, lai nosūtītu:

• rezervācijas apstiprinājumu;
• Google Meet informāciju;
• sagatavošanās video;
• atgādinājumus pirms konsultācijas;
• paziņojumus par rezervācijas maiņu vai atcelšanu.

Tiesiskais pamats: personas pieprasītā pakalpojuma nodrošināšana, pirmslīguma darbības vai līguma izpilde.

6.4. AI čata un AI balss asistenta darbība

Dati tiek izmantoti, lai:

• sniegtu atbildes uz jautājumiem;
• noskaidrotu personas vajadzības;
• apkopotu kontaktinformāciju;
• rezervētu konsultāciju;
• sagatavotu sarunas kopsavilkumu;
• nodotu pieprasījumu cilvēkam.

Tiesiskais pamats: personas pieprasītā pakalpojuma nodrošināšana, pirmslīguma darbības vai Siba Scale leģitīmās intereses efektīvi apkalpot pieprasījumus.

6.5. Zvanu ierakstīšana un kvalitātes kontrole

Ja zvans tiek ierakstīts vai transkribēts, dati var tikt izmantoti:

• sarunas dokumentēšanai;
• pakalpojuma kvalitātes uzlabošanai;
• AI asistenta kļūdu identificēšanai;
• drošības incidentu vai strīdu izmeklēšanai.

Tiesiskais pamats: piekrišana, līguma izpilde vai leģitīmās intereses atkarībā no konkrētā ierakstīšanas nolūka.

Par zvana ierakstīšanu vai transkribēšanu persona tiek informēta pirms ieraksta uzsākšanas vai sarunas sākumā.

6.6. Tiešais mārketings

Ar personas iepriekšēju piekrišanu mēs varam nosūtīt:

• piedāvājumus;
• jaunumus;
• pakalpojumu atjauninājumus;
• WhatsApp, SMS vai e-pasta mārketinga ziņas.

Tiesiskais pamats: piekrišana — VDAR 6. panta 1. punkta “a” apakšpunkts.

Piekrišanu var atsaukt jebkurā laikā:

• nospiežot atteikšanās saiti e-pastā;
• atbildot STOP uz attiecīgo ziņu;
• sazinoties ar Siba Scale.

6.7. Drošība un tiesisko interešu aizsardzība

Dati var tikt izmantoti, lai:

• novērstu krāpšanu vai neatļautu piekļuvi;
• uzturētu sistēmu drošību;
• izmeklētu incidentus;
• pierādītu saziņas vai darījuma faktu;
• aizsargātu Siba Scale tiesiskās intereses.

Tiesiskais pamats: Siba Scale leģitīmās intereses — VDAR 6. panta 1. punkta “f” apakšpunkts.

6.8. Analītika un sīkdatnes

Nepieciešamās sīkdatnes tiek izmantotas tīmekļvietnes darbības nodrošināšanai.

Analītiskās, reklāmas vai citas nebūtiskās sīkdatnes tiek izmantotas tikai pēc personas piekrišanas, ja piemērojamie normatīvie akti prasa šādu piekrišanu.

Plašāka informācija ir pieejama atsevišķā Sīkdatņu politikā.

7. VAI DATU SNIEGŠANA IR OBLIGĀTA

Dati, kuri formā norādīti kā obligāti, ir nepieciešami, lai:

• sazinātos ar personu;
• rezervētu konsultāciju;
• sagatavotu personalizētu demonstrāciju;
• izpildītu līgumu vai sniegtu pieprasīto pakalpojumu.

Ja persona nesniedz nepieciešamos datus, Siba Scale var nebūt iespējams apstrādāt pieprasījumu, sagatavot demonstrāciju vai nodrošināt pakalpojumu.

Piekrišana mārketinga ziņu saņemšanai ir brīvprātīga. Atteikšanās no mārketinga nedrīkst liegt personai rezervēt konsultāciju vai saņemt jau iegādātu pakalpojumu.

8. AUTOMATIZĒTA APSTRĀDE UN MĀKSLĪGAIS INTELEKTS

Siba Scale sistēmās var tikt izmantots mākslīgais intelekts, lai:

• ģenerētu atbildes;
• veidotu sarunu kopsavilkumus;
• strukturētu personas sniegto informāciju;
• klasificētu pieprasījumu;
• piedāvātu piemērotāko nākamo darbību;
• rezervētu sarunas laiku;
• novirzītu pieprasījumu cilvēkam.

Siba Scale neveic lēmumus, kas balstīti tikai uz automatizētu apstrādi un rada personai juridiskas vai līdzīgi būtiskas sekas.

Ja AI sniegtā atbilde ir neprecīza vai nepieciešama cilvēka iesaiste, persona var lūgt saziņu ar Siba Scale pārstāvi.

Lūdzam AI čatā, formās un balss sarunās neizpaust sensitīvus personas datus, ja tie nav tieši nepieciešami konkrētā pieprasījuma izskatīšanai.

9. PERSONAS DATU SAŅĒMĒJI

Personas dati var tikt nodoti tikai tādā apjomā, kas nepieciešams konkrētā pakalpojuma nodrošināšanai.

Saņēmēju kategorijas var ietvert:

• tīmekļvietnes, CRM, kalendāra un automatizācijas platformu nodrošinātājus, tostarp HighLevel un LeadConnector;
• mākoņpakalpojumu un hostinga nodrošinātājus;
• Google Calendar, Google Meet un citu Google pakalpojumu nodrošinātājus;
• Meta un WhatsApp Business pakalpojumu nodrošinātājus;
• tālruņa, AI balss, SMS un e-pasta infrastruktūras nodrošinātājus;
• maksājumu pakalpojumu sniedzējus;
• grāmatvedības, juridisko un IT atbalsta pakalpojumu sniedzējus;
• valsts vai uzraudzības iestādes, ja datu izpaušana ir nepieciešama saskaņā ar likumu.

Siba Scale nepārdod personas datus.

Mobilā tālruņa numura, SMS vai WhatsApp piekrišanas dati netiek nodoti trešajām personām to patstāvīgiem mārketinga nolūkiem. Tie var tikt nodoti tikai tehniskajiem pakalpojumu sniedzējiem un ziņojumapmaiņas infrastruktūras nodrošinātājiem, ciktāl tas nepieciešams ziņu nosūtīšanai.

10. DATU NODOŠANA ĀRPUS EIROPAS EKONOMIKAS ZONAS

Daži tehnoloģiju pakalpojumu sniedzēji vai to apakšapstrādātāji var atrasties ārpus Eiropas Ekonomikas zonas.

Šādos gadījumos personas dati tiek nodoti tikai tad, ja pastāv atbilstošs datu nodošanas mehānisms, piemēram:

• Eiropas Komisijas lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību;
• Eiropas Komisijas apstiprinātās līguma standartklauzulas;
• citi VDAR paredzēti aizsardzības pasākumi.

Informāciju par konkrētā gadījumā izmantotajiem aizsardzības pasākumiem var pieprasīt, sazinoties ar Siba Scale.

11. PERSONAS DATU GLABĀŠANAS TERMIŅI

Personas dati netiek glabāti ilgāk, nekā nepieciešams attiecīgā nolūka sasniegšanai.

Orientējošie glabāšanas termiņi:

• kontaktformu, demonstrāciju un nerealizētu pieprasījumu dati — līdz 24 mēnešiem pēc pēdējās saziņas;
• rezervāciju un ar konsultāciju saistītā saziņa — līdz 24 mēnešiem pēc rezervācijas vai pēdējās saziņas;
• AI zvanu ieraksti un transkripcijas — līdz 6 mēnešiem, ja vien ilgāka glabāšana nav nepieciešama strīda, drošības incidenta vai līguma izpildes dēļ;
• aktīvu klientu CRM dati — pakalpojuma sniegšanas laikā un pēc tā tik ilgi, cik nepieciešams līgumisko saistību, prasījumu vai juridisko pienākumu izpildei;
• mārketinga dati — līdz piekrišanas atsaukšanai vai ilgstošas neaktivitātes konstatēšanai;
• pierādījumi par piekrišanu vai atteikšanos — tik ilgi, cik nepieciešams tiesiskās atbilstības pierādīšanai;
• rēķini un grāmatvedības dokumenti — normatīvajos aktos noteikto termiņu, parasti vismaz 5 gadus;
• līgumi un ar iespējamiem prasījumiem saistīti pierādījumi — līdz piemērojamā noilguma termiņa beigām;
• sīkdatņu dati — Sīkdatņu politikā norādīto termiņu.

Kad dati vairs nav nepieciešami, tie tiek dzēsti, anonimizēti vai droši iznīcināti.

12. PERSONAS TIESĪBAS

Personai ir tiesības:

• pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem;
• pieprasīt neprecīzu datu labošanu;
• noteiktos gadījumos pieprasīt datu dzēšanu;
• pieprasīt datu apstrādes ierobežošanu;
• iebilst pret datu apstrādi, kas balstīta uz leģitīmajām interesēm;
• saņemt savus datus strukturētā un mašīnlasāmā formātā, ja piemērojamas datu pārnesamības tiesības;
• jebkurā laikā atsaukt piekrišanu;
• iesniegt sūdzību uzraudzības iestādē.

Lai izmantotu savas tiesības, nosūtiet pieprasījumu uz:

[email protected]

Siba Scale var lūgt papildu informāciju personas identitātes pārbaudei, lai nepieļautu datu izpaušanu nepiederošai personai.

Pieprasījums tiks izskatīts bez nepamatotas kavēšanās un normatīvajos aktos paredzētajā termiņā.

13. SŪDZĪBAS IESNIEGŠANA

Ja persona uzskata, ka tās personas dati tiek apstrādāti neatbilstoši, aicinām vispirms sazināties ar Siba Scale, lai situāciju varētu atrisināt.

Personai ir arī tiesības iesniegt sūdzību:

Datu valsts inspekcija

Elijas iela 17, Rīga, LV-1050

E-pasts: [email protected]

Tālrunis: +371 67223131

14. PERSONAS DATU DROŠĪBA

Siba Scale izmanto samērīgus tehniskus un organizatoriskus drošības pasākumus, tostarp, kur attiecināms:

• lietotāju piekļuves tiesību ierobežošanu;
• drošas paroles un daudzfaktoru autentifikāciju;
• datu pārraides šifrēšanu;
• sistēmu un piekļuves žurnālus;
• rezerves kopijas;
• darbinieku un pakalpojumu sniedzēju piekļuves kontroli;
• drošības incidentu izvērtēšanas procedūras.

Neviena datu pārraides vai glabāšanas sistēma nevar garantēt absolūtu drošību. Konstatējot personas datu aizsardzības pārkāpumu, Siba Scale rīkojas saskaņā ar piemērojamo normatīvo aktu prasībām.

15. TREŠO PUŠU SAITES UN PAKALPOJUMI

Tīmekļvietnē var būt saites uz trešo pušu vietnēm vai pakalpojumiem, piemēram, Google Meet, WhatsApp vai maksājumu pakalpojumu sniedzējiem.

Siba Scale nekontrolē šo trešo pušu patstāvīgi veikto personas datu apstrādi. Pirms šo pakalpojumu izmantošanas aicinām iepazīties ar attiecīgā pakalpojumu sniedzēja privātuma noteikumiem.

16. IZMAIŅAS PRIVĀTUMA POLITIKĀ

Siba Scale var atjaunināt šo Privātuma politiku, ja mainās:

• izmantotās tehnoloģijas;
• pakalpojumi;
• personas datu apstrādes nolūki;
• pakalpojumu sniedzēji;
• normatīvo aktu prasības.

Aktuālā versija vienmēr tiek publicēta tīmekļvietnē sibascale.com, norādot pēdējās atjaunināšanas datumu.